3 Dinge, die Sie unbedingt automatisieren sollen

Genießen Sie Ihren Arbeitsalltag und schaffen Sie sich mehr Freiheit und Freizeit: Automatisieren Sie Ihre Informationslogistik!

Haben Sie nicht auch manchmal das Gefühl, dass Ihre Arbeit zu einem Großteil daraus besteht Informationen von A nach B zu bewegen?

Irgendwann wurden beachtliche Teile unserer Arbeitszeit schleichend zur jetzt-zeitigen Version von “Zentrale, verbinden Sie mich bitte mit…”.

Doch sollten diese Daten und Geräte nicht uns dienlich sein, nicht andersherum?

Frisst es nicht auch bei Ihnen unnötig wertvollen Fokus sich konstant um kurze Unterbrechungen mit der Bitte um Weiterleitung zu kümmern?

Ist es nicht nervenaufreibend und frustrierend, dass Sie am Ende eines harten Arbeitstages wenig greifbare Resultate vorzeigen können?

Sollten wir uns nicht lieber um die Dinge kümmern, die unsere menschliche Intelligenz und Kreativität brauchen, statt den ganzen Tag Datendrehscheibe zu spielen?

Falls Sie sich schonmal gefragt haben: “Kann man das nicht automatisieren?” ist die Antwort ziemlich sicher “Ja!”.

Laut einer Studie von McKinsey & Company ist ca. 50% eines Unternehmens – und ja, auch Ihres Unternehmens! – komplett automatisierbar.

In diesem Artikel schauen wir uns an, welche Prozesse Sie unbedingt automatisieren sollen, wenn Sie Zeit frei machen wollen für die Dinge, die wirklich wichtig sind.

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Automatisieren Sie das Verwaltungswesen in Firmen und der öffentlichen Hand (Target #1)

Für viele ist der Verwaltungsapparat der Inbegriff von notwendiger, aber recht trockener Informationslogistik:

Post muss vom Eingang zu den relevanten Stellen verteilt werden. Termine werden überwacht, Reisen koordiniert, Statistiken erstellt.

Allesamt notwendig, aber vor allem allesamt automatisierbar.

Wenn Sie im Jahr 2021 nur 60 min am Tag hiermit verbringen würden – was gelinde gesagt herausragend wäre – kostete Sie dies dennoch im Jahr mehr als 6 reguläre Arbeitswochen für diese Aufgaben.

Auch wenn Teile dieser Informationslogistik vermutlich weiterhin auf Ihre Entscheidungsfindung zurückfallen werden, könnte Ihnen eine 45 minütige Zeitersparnis am Tag durch Automatisierung zu einem Mehr an 4,5 Arbeitswochen verhelfen.

Was könnten Sie mit 4,5 zusätzlichen Wochen im Jahr alles schaffen?

Wenn Sie das dann noch auf Ihr Team hochrechnen, wird klar, wieso Firmen, die die Automatisierung bereits leben so einen klaren Wettbewerbsvorteil genießen…

Das gilt übrigens nicht nur für Firmen.

Die öffentliche Hand hat hier auch die Möglichkeit ihre Prozesse zu verschlanken und die Bearbeitung von Anträgen transparent, effizient und kosteneffektiv abzuwickeln (wie ein bundesnahes Institut in ihrer Zusammenarbeit mit saas.do erfahren hat).

Stellen Sie sich nur vor, Sie könnten einfach Ihren Antrag für den Kindergartenplatz Ihres kleinen Hüpfers digital stellen. Die Eingaben würden automatisch geprüft und zur Nachbearbeitung an die relevanten Stellen in der Verwaltung weitergereicht.

Die Verwaltung müsste lediglich auf einen Knopf drücken, um eine (hoffentlich freundlich) vorformulierte Rückmeldung zum Bearbeitungsstatus des Antrags an Sie rauszugeben. Ein Win für Sie, ein Win für die öffentliche Hand und ein Win für saas.do, weil wir die Welt wieder ein Stück besser gemacht hätten!

Automatisieren Sie die Buchhaltung (Target #2)

Wenn Sie an die spannenden Aufgaben in der Buchhaltung denken, gehört die Überprüfung und Übertragung von relevanten Daten an ihre Kostenstellen selten dazu.

Hier handelt es sich wieder um Informationslogistik, die sich perfekt zur Automatisierung eignet!

Wenn die Buchhaltung die Software richtig nutzt, überwiegen die Vorteile massiv:

• Daten sind schneller abrufbar
• und sicher gespeichert
• auch von unterwegs gibt es Zugang über die Cloud
• jede Menge Integration und Verzahnung mit anderer Software in Echtzeit

ganz zu schweigen von der daraus resultierenden Zeit- und Kostenersparnis.

Automatisieren Sie die Kundenbetreuung (Target #3)

Wenn ein Kunde sich bei Ihnen meldet, muss Ihr Kundenservice erst einmal herausfinden, worum es geht. Ihr Mitarbeiter muss das Anliegen und die Absicht des Kunden verstehen, dann zwischen Systemen und Anwendungen wechseln und mit dem Kunden Rücksprache halten.

Die Nachteile haben wir als Kunden alle schon erlebt:

Missverständnisse, lange Bearbeitungszeiten und schlimmstenfalls ein gefühlt endloses Weiterreichen des Kunden zur “zuständigen Abteilung”.

Wie das Vermieden werden kann? Beispielsweise mit automatisierten Schriftverkehr: Neben Email-Automationen bieten sich beispielsweise auch Chatbots an. Diese antizipieren die Fragen Ihrer Kunden bereits und haben die entsprechende, perfekt ausformulierte Antwort für Ihren Kunden.

Dieser erhält unmittelbar die Information, die er möchte und sie geben kein Geld für unnötige Kommunikation aus, die im schlimmsten Fall auch noch Ihre Kunden auf die Palme bringt.

Im Gegenteil: Sie optimieren Ihren Service und machen Ihre Kunden glücklich! Wieder Win-Win!

Bevor Sie automatisieren können

Vor der Automatisierung steht der Prozess. Ohne ausformulierte Prozesse, können Sie nichts automatisieren.

Den können Sie sogar ganz analog erst einmal mit einem Zettel, Stift und einer Portion Hirnschmalz festhalten!

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