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Aug 2024

Zur Automatisierung und wie Sie von ihr profitieren (7 Abteilungen/Industrien)

Sie nimmt zu und ihre Auswirkung ist überall zu spüren. Manche fürchten sie. Für andere ist sie der Erlöser von stupider Routinearbeit. Die Rede ist von der Automatisierung. Während die einen behaupten Automation könnte nicht nur die Arbeit, sondern auch den Menschen an sich überflüssig machen, erwidert die Gegenseite: “Quatsch! Sie befreit uns von langweiligen, wiederkehrenden Aufgaben! Sie ist die Grundlage für unseren Fortschritt!”

Moment, moment. Bevor wir uns hier unsere Ideologien um die Ohren hauen, erstmal durchatmen. Wir gehen gleich auf die Implikationen ein. Erstmal was ganz Grundlegendes: Gerade habe ich “Automatisierung” und “Automation” synonym verwendet. Ist Ihnen das aufgefallen?

Automation und Automatisierung sind keine Synonyme.

Bevor wir also die großen Fragen beantworten, die lauernden Gefahren beim Namen nennen und die ungeahnten Möglichkeiten anschauen, lassen Sie uns erst einmal ein paar grundsätzliche Fragen klären.

Eine Definition: Was ist der Unterschied zwischen Automation und Automatisierung?

Wenn wir uns das Wort “Automat” anschauen, finden wir bereits im Wort selbst einen Hinweis: Aus dem altgriechischen übersetzt bedeutet auto “selbst” und matos “handelnd, animiert, denkend”.

Der Automat ist also “selbst handelnd”. Konkret heißt das, dass ein Prozess von selbst abläuft. Letztlich übergibt der Mensch Prozesssteuerungsaufgaben und Prozessregelungsaufgaben an künstliche Systeme, also einen Automaten.

Automation und Automatisierung sind in dieser Hinsicht immer noch gleich. Der Unterschied wird daran festgemacht, ob der Prozess mechanisch oder elektronisch ist.

In der Automation wird ein Ablauf von Prozessen von selbst erledigt, mit Hilfe von mechanischen Komponenten.

In der Automatisierung wird ein Ablauf von Prozessen von selbst erledigt, mit Hilfe von elektronischen und Software Komponenten.

Sie können sich merken:

Automation = mechanisch
Automatisierung = elektronisch / digital

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Welche Berufe sind von Automatisierung gefährdet?

Während Automatisierung noch verhältnismäßig neu ist, ist Automation ein echter Klassiker. Heron von Alexandria hat zwischen 200 und 100 vor Christus die automatisch öffnenden Tempeltüren erfunden. Und auch die Dampfmaschine, WC-Spülung und das Maschinengewehr finden allesamt in der hellenistischen Epoche ihre Vorläufer.

Seit der Erfindung von Erfindungen gibt es schon Kritiker und Skeptiker, die stärker die Gefahren der Erfindung, als deren Vorteile wahrnehmen.

Viele Technologie-Fans lachen gerne über die Bedenken mancher historischen Figur, wie beispielsweise Gottfried Wilhelm im 17ten Jahrhundert in der Erfindung des gebundenen Buchs den “Rückfall in die Barbarei” befürchtete.

Beispiele wie solche gibt es viele.

Während wir rückblickend über solche Befürchtungen nur schmunzeln, sollten wir nicht vergessen, dass jede historische Erfindung auch konkrete Auswirkungen auf die Lebensrealität von etlichen Menschen mit sich gebracht hat.

Und die Automatisierung verspricht einiges zu verändern.

Etliche Webseiten listen auf, welche Berufe, Branchen und Industrie umgekrempelt werden. Und wie Sie jetzt zu Recht vermuten, bleibt nachdem man solche Listen liest nur noch eine Frage übrig: “Gibt es eigentlich eine Industrie die durch die Automatisierung nicht komplett verändert wird?”

Egal ob Versicherungsberater, Logistik, Kundenservice, Recherche, Produktion, Tourismus, Werbung, das Rechtswesen, Pflege und Medizin: Alle Industrien sind betroffen.

Vijay Bolina, CIO der Global FinTex hat es 2019 folgendermaßen zusammengefasst: “In den nächsten 10 Jahren werden Aufgaben, die gelernt werden können, automatisiert sein.”

Bei so viel Änderung bleibt die Frage berechtigt: Was für Vorteile bietet die Automatisierung?

Die Vorteile der Automatisierung für Sie

Der Fortschritt wird unglaubliche Vorteile für Sie bieten, wenn Sie ihn für sich nutzen können.

Drei Gruppen an Menschen werden besonders gut in der neuen Wirtschaft zurecht kommen, wie Autor und MIT Professor Cal Newport überzeugend in seinem 2016 erschienen Bestseller “Deep Work” darlegt:

Die, die gut mit intelligenten Systemen arbeiten können
Die, die die Besten in ihrer Aufgabe sind
Die mit Zugang zu Kapital

Wenn Sie nicht bereits zu der Gruppe mit Kapital gehören, dann empfiehlt es sich für Sie Ihren Platz in Gruppe 1 und/oder 2 zu finden. Werden Sie großartig in dem, was Sie tun. Oder lernen Sie gut mit intelligenten System zu arbeiten.

Intelligente Systeme werden nicht die Zielvorgabe übernehmen. Das bedeutet wir Menschen werden weiter notwendig sein, um die Ziele der Systeme vorzugeben, um die Automatisierungsprozesse zu lenken. Und uns neuen Herausforderungen zu stellen.

Doch genug vom Big Picture:

Wie kann Ihnen heute schon Automatisierung helfen Ihre Ziele zu erreichen? Wie kann Automatisierung dazu beitragen, dass Ihre Arbeit leichter läuft, dass Sie schneller werden und weniger stumpfe Routine-Aufgaben abarbeiten müssen?

Es folgen ein paar Beispiele, wie Automatisierung Ihnen in verschiedenen Berufen unter die Arme greifen kann und die Schwerstarbeit auf sich nimmt:

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Vorteile der Automatisierung: 7 Bereiche und wie Sie darin profitieren

Marketing Automatisierung

Cookies gesetzt und go! Der Opt-In führt zum automatischen Versand Ihrer E-Mail-Kampagne. Der Funnel macht sein übriges und natürlich Re-targeten Sie. Parallel werden automatisiert KPIs getrackt und Auswertungen für Sie generiert.

Während das alles läuft, können Sie sich in Ihren Traumkunden hineinversetzen, tiefer die Frage verfolgen, wie Sie diesen begeistern und Mehrwert bieten. Der oben beschriebene Prozess oben läuft im Hintergrund automatisch und skalierbar ab, der die Kontaktaufnahme mit Ihren Traumkunden erst ermöglicht.

Wenn Ihnen das zu viel Marketingsprech ist, wie wäre es dann mit…

Automatisierung im Einkauf

Im operativen Einkauf baut viel auf Prozessen auf. Ob bei der Erstellung und Verteilung von Ausschreibungen, der Prüfung und Verwaltung von Lagerbeständen oder der Abwicklung der heißgeliebten (*räusper*) Retouren und Reklamationen.

Fällt Ihnen was auf? All das sollte am Besten nach standardisierten, hilfreichen Prozessen laufen und Prozesse lassen sich automatisieren.

Neben dem, dass Sie natürlich die Zielvorgaben im Einkauf lenken, können Sie sich dann aber den spannenden Aufgaben widmen: Neue Produkte scouten und mit den Lieferanten tiefergehende Beziehungen und Win-Win Situationen aufbauen.

Automatisierung in der Buchhaltung

Ein Beispiel: Wer dem Staat Rechnungen stellt, kann dies mittlerweile nur in einem bestimmten E-Rechnungsformat erledigen, “X-Rechnung” genannt. Dieses Format ist für das menschliche Auge nicht lesbar.

Das war ein Problem für eine bundesnahe Behörde, denn hier wurden eingehende Rechnungen an mehrere unterschiedliche Kostenstellen verteilt. Da nun keiner die eingehenden Rechnungen im neuen Format ohne Weiteres lesen konnte, war die entsprechende Bearbeitung und Verteilung selbstredend mühsam und mit vielen Schritten verbunden.

Mit saas.do haben wir für die Behörde einen Automatisierungsprozess aufgesetzt (hier haben wir darüber berichtet). So wird der Rechnungsabruf automatisch erledigt, hat bei Eingang einer Rechnung jede Kostenstelle genau die Daten, die sie benötigt, erhalten - natürlich fürs menschliche Auge erkennbar. Zeitgleich wurde alles wie gewünscht im Datenmanagement abgelegt.

Einmal aufgesetzt und unzählige Stunden Arbeit für die Behörde gespart, die die Zeit nun nutzt, um ihre eigentlichen Aufgaben zu machen.

Industrielle Automatisierung

Auftrag abarbeiten, Formate übersetzen und die Maschinen machen lassen. Ein Beispiel aus einer vollautomatisierten Druckerei:

Unser Kunde Friedmann Print Data Solutions empfängt Aufträge aus 16 verschiedenen Einkaufs-Systemen (nicht verwechseln mit Shops! An einem System hängen etliche Shops dran).

Die Aufträge kommen in den unterschiedlichsten Formaten bei ihm an, aber kein Problem! Automatisch werden sie übersetzt und weitergeleitet an die zuständigen Stellen: Die Maschinen setzen sich in Gang, die Verpackung wird eingeleitet und die Koordination mit der Logistik läuft. Die Buchhaltung erstellt die Rechnung und den Lieferschein: alles automatisiert!

So kann nicht nur ein Auftragsvolumen von über 1.000 Aufträgen pro Tag abgearbeitet werden, sondern durch die Agilität der Systeme auch schnell umgeschwenkt werden (Das war notwendig, als Lockdown-bedingt die Auftragslage über Nacht um 90% fiel. Mehr über wie wir Friedmann Print Data Solutions geholfen haben erfahren Sie hier.

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Automatisierung in der Logistik

Das globale Netzwerk an Produktionsanlagen und Lagerhäusern, das die Welt umspannt, ist ein komplexes System. Und auf allen Ebenen lassen sich Automatisierungslösungen einrichten:

Vom computergesteuerten Gabelstapler und Robotern für die Kommissionierung der Waren im Lagerhaus hin zu den medial gehypten selbstfahrenden LKW: vieles bietet sich hier für Automatisierungen an. Insbesondere durch die Einbindung vieler Sensoren im Umfeld des IoT (Internet of Things).

Und auch in diesem Bereich hat Automatisierung ihren Platz - und ihre Limitierung: Große, unhandliche Lagerungen, wie beispielsweise Flugzeuggroßteile bieten sich nicht für Automatisierungen an. Auch bei Sortimenten, die aus sehr vielen, unterschiedlichen Produkten bestehen, bietet sich häufig noch eine herkömmliche, manuelle Kommissionierung an. Diese können nämlich selten zu sinnvollen Verpackungseinheiten zusammengestellt werden.

Während die selbstfahrenden LKW wohl zumindest wegen regulatorischer Hindernisse noch Zukunftsmusik sind, steckt die Logistikindustrie dennoch bereits mitten in einem Automatisierungsboom.

Automatisierung in HR

Eine Bewerbung landet in Ihrer Inbox. Und noch eine.

Der Prozess ist klar: Antworten, Prüfen der Bewerberdaten, Rückmeldung, ggfs. Terminvereinbarung für ein Kennenlernen, Rücksprache nach erstem Kennenlernen intern sowohl extern, ggfs. zweite Bewerberrunde, etc.

Fast alles automatisierbar. Anstatt einen administrativen Aufwand zu bewältigen, kann sich die HR lieber mit Fortbildungsmaßnahmen befassen und eine gute Zwischenmenschlichkeit im Betrieb fördern.

Automatisierung im Kundendienst

Chatbots, E Mail Responder, Ticket-Nachverfolgung, Zufriedenheits-Check-Up: Alles automatisierbar für Ihren Kundensupport. Auch im Telefonservice. Da Sie mehr und mehr Daten generieren wird Ihr Support hier auch stetig besser - und Ihre Mitarbeiter nur noch für die Sonderfälle benötigt und Ihre Kunden zufriedener.

Fazit

Der Wandel, den Automatisierung mit sich bringt ist umfassend. Während einige Berufe bedroht scheinen, haben Sie die Möglichkeit sich gut aufzustellen und dem Wandel positiv zu begegnen!

Denn wie Sie gesehen haben, kann Ihnen die Automatisierung in Sachen Effizienz wie kein weiteres Werkzeug helfen… und wenn Sie lernen dieses Werkzeug zu handhaben, werden Sie nicht nur professionell gut aufgestellt sein, sondern sich um die Aufgaben Ihrer Arbeit kümmern können, die Ihnen am Herz liegen:

Das Kreative, das Zwischenmenschliche und die High-Level Problemlösung.

Sie sollten die Automatisierung als Werkzeug betrachten. Der Umgang mit Werkzeugen will gelernt sein. Die Vorteile liegen auf der Hand. Und die Entscheidung ist Ihre.

Jede Automatisierung beginnt mit dem Prozess. Nicht jeder Prozess ist gleich gut aufgesetzt.

Wenn Sie gerne einen Guide zur Erstellung eines erfolgreichen “Standard Operating Procedure” hätten, können Sie hier kostenlos unseren SOP-Guide herunterladen.

Ein sehr mächtiges Werkzeug für die Automatisierung ist saas.do.

Oben haben Sie viele Beispiele gesehen, in welch unterschiedlichen Bereichen saas.do eingesetzt wird: Beim Einkauf, in industriellen Prozessen, im Rechnungswesen.

Doch die Möglichkeiten enden nicht dort.

Und falls Sie mehr über Ihre individuellen Prozess- und Automatisierungs-Lösungen erfahren möchten, berät Sie unser Markus Bernhart gerne. Kontaktieren Sie ihn einfach und klicken Sie hier!

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